DATEV-Mandantenstammdaten

0) Auswahl Unternehmensart

Steuert die Anzeige der passenden Unterlagen/Checklisten

Unternehmensart

geprüft

Unterform (optional)

geprüft

Hinweis: Die Auswahl dient der strukturierten Erfassung. Einzelne Punkte können je Einzelfall abweichen (z.B. Registerpflicht, Prokura, Gemeinnützigkeit).

1) Kanzlei / DATEV-Meta

Optional, aber DATEV-praktisch

Berater-/Kanzleinummer

geprüft

Mandantennummer

geprüft

Aktenzeichen / interne Notiz

geprüft

2) Unternehmensstammdaten

Name/Firma, Sitz, Anschrift, Kerndaten

3) Finanzamt / Steuern / ELSTER

Zuständigkeit, Steuernummern, USt

Zuständiges Finanzamt

geprüft

Steuernummer (USt) / UStVA

geprüft

Steuernummer (GewSt)

geprüft

Steuernummer (KSt) / Körperschaft

geprüft

USt-IdNr

geprüft

ELSTER / Zertifikat / Übermittlung

geprüft

USt-Voranmeldung Turnus

geprüft

Bescheide/Kommunikation

geprüft

4) Bankverbindung / Zahlungsverkehr

Erstattung/Lastschrift

IBAN

geprüft

BIC (optional)

geprüft

Bank / Kreditinstitut

geprüft

Kontoinhaber

geprüft

SEPA-Lastschrift (Steuern)

geprüft

a) Einzelfirma – Unterlagen & Stammdaten

Inhaber, ggf. e.K./HRA, Gewerbeanmeldung

Inhaber: Name, Vorname

geprüft

Inhaber: Steuer-IdNr

geprüft

Handelsregister (falls e.K.)

geprüft

Betriebsstätte abweichend?

geprüft

Checkliste Unterlagen (Einzelfirma)

Gewerbeanmeldung / Tätigkeit (bei Freiberuf: Tätigkeitsbeschreibung)

Nachweis der Aufnahme der Tätigkeit; bei Freiberuf ggf. Kammer/Qualifikation (falls erforderlich).
Ausweiskopie Inhaber

Legitimationsdaten, korrekte Schreibweise, Anschrift.
Handelsregisterauszug (nur falls Eintragung e.K. / HRA)

Bei kaufmännischem Geschäftsbetrieb ggf. Eintragung HRA (e.K.).
Vollmacht / Datenübermittlung (ELSTER)

Kanzleivollmacht inkl. Datenübermittlung/Belegabruf (falls genutzt).

Registerhinweis: Eintragungen von Einzelkaufleuten erfolgen in der Handelsregister-Abteilung A (HRA). Ob eine Pflicht besteht, hängt vom Betrieb als Handelsgewerbe ab.

b) GbR / OHG / KG – Unterlagen & Gesellschafter

Gesellschaftsvertrag, Register (HRA/Gesellschaftsregister), Vertretung

Registerdaten

geprüft

Vertretungsregelung

geprüft

Gesellschafter

Name, Rolle (phG/Kommanditist), Anteil/Einlage, Anschrift, Kontakt

Name	Rolle	Anteil %	Einlage (optional)	Anschrift	Aktion

Checkliste Unterlagen (GbR/OHG/KG)

Gesellschaftsvertrag

Mit Firma/Name, Sitz, Gegenstand, Gesellschaftern, Vertretung, Gewinnverteilung, Einlagen.
Registerauszug

OHG/KG: Handelsregister Abteilung A (HRA). GbR: ggf. Gesellschaftsregister (freiwillig; teils faktisch erforderlich).
Nachweis Vertretungsberechtigung

Insbesondere bei KG: Komplementär/Kommanditist, Vertretungsumfang; ggf. Prokura (nur bei HGB-Gesellschaften).
Vollmacht / Datenübermittlung (ELSTER)

Kanzleivollmacht inkl. Datenübermittlung/Belegabruf (falls genutzt).

GbR-Hinweis: Nach neuem Recht können GbR-Gesellschafter die Gesellschaft zur Eintragung in ein Gesellschaftsregister anmelden; eine generelle Pflicht besteht nicht, kann aber faktisch Voraussetzung für bestimmte registerpflichtige Rechtsgeschäfte sein.

c) GmbH / UG – Unterlagen, Geschäftsführer, Gesellschafter

HRB, Gesellschafterliste, Gesellschaftsvertrag

Handelsregister (HRB)

geprüft

Stammkapital / Einlagen

geprüft

Geschäftsführung (Namen)

geprüft

Prokura / Handlungsbevollmächtigte

geprüft

Checkliste Unterlagen (GmbH/UG)

Handelsregisterauszug (HRB)

Aktueller Registerauszug inkl. Vertretungsregelung.
Gesellschaftsvertrag / Satzung

Mit Firma, Sitz, Gegenstand, Stammkapital, Geschäftsanteilen.
Gesellschafterliste (Handelsregister-Anhang)

Bei Gründung und nach Veränderungen; Pflicht nach § 40 GmbHG.
GF-Bestellung / Beschlüsse (bei Bedarf)

Bestellungsbeschluss, ggf. Geschäftsführervertrag (interne Ablage).
Wirtschaftlich Berechtigte / Transparenz (Hinweis)

Erfassung/Abgleich der Beteiligungsstruktur (praxisrelevant, insbesondere bei mehreren Gesellschaftern).
Vollmacht / Datenübermittlung (ELSTER)

Kanzleivollmacht inkl. Datenübermittlung/Belegabruf (falls genutzt).

Hinweis: Die Pflicht zur Einreichung/Aktualisierung einer Gesellschafterliste ist gesetzlich geregelt (§ 40 GmbHG).

d) Vereine / Stiftungen – Unterlagen, Register, Satzung

Vereinsregister / Stiftungsaufsicht, Satzung, Organe

Typ

geprüft

Register / Aufsicht

geprüft

Organe (Namen)

geprüft

Gemeinnützigkeit

geprüft

Checkliste Unterlagen (Verein/Stiftung)

Hinweis Verein: Mindesterfordernisse der Satzung (u.a. Zweck, Name, Sitz) und Anmeldung zur Eintragung sind gesetzlich geregelt (BGB).
Hinweis Stiftung: Ein bundesweites Stiftungsregister ist (nach derzeitiger Quellenlage) zum 01.01.2026 vorgesehen; es existieren jedoch Informationen über eine mögliche Verschiebung – bitte bei Bedarf tagesaktuell prüfen.

5) Interne Notizen

Rückfragen, offene Punkte, Besonderheiten

Notizen

geprüft

Mandantenstammdaten (DATEV) – Unternehmen

Checkliste Unterlagen (Einzelfirma)

Checkliste Unterlagen (GbR/OHG/KG)

Checkliste Unterlagen (GmbH/UG)

Checkliste Unterlagen (Verein/Stiftung)